For organisasjoner med mange avdelinger blir det fort slitsomt å legge inn hver enkelt avdeling manuelt. Da kan man importere avdelinger fra Excel. Slik går du fram:
- Lag et Excel-dokument. I øverste rad hvor kolonne 1 angir avdelingens navn og kolonne 2 angir ovenstående avdeling. Hvis man for eksempel har et hovedkontor og en Region Nord, vil man legge inn Region Nord i kolonne 1 og Hovedkontor i kolonne 2:
Legg merke til titlene i rad 1: Avdeling og Ovenstående avdeling. Denne raden er kun til ditt bruk og vil ikke leses i importen. Deretter listes avdelingene. Vi lister først toppavdelingen uten ovenstående avdeling. Deretter lister vi underavdelingene. Region Øst ligger underordnet Hovedkontor, Avdeling Oslo er underordnet Region Øst. - Logg inn i Eloomi og gå til Admin-Organisasjon
- Klikk Avdelinger
- Klikk Importer avdelinger:
- Klikk i filfeltet og velg filen fra trinn 1:
- Klikk den blå knappen:
- Her finner du igjen de øverste feltene fra Excelfilen. Velg hvilket felt hver kolonne skal korrespondere med:
I vårt eksempel vil vi velge Department Name for kolonne 1 (Avdeling) og Parent Name for kolonne 2 (Ovenstående avdeling).
Hvis filen inneholder flere kolonner med informasjon som ikke har relevans for importen, er det helt OK. Da velger du Ignore (Don't import). For eksempel slik som dette:
- Når du har valgt felter for Department Name og Parent Name, kan du klikke den blå knappen nederst:
Legg merke til alternativene Update existing units on name og Update existing units on code. La disse stå avslått hvis det er nye avdelinger som blir importert. Dersom du forsøker å gjøre endringer på eksisterende avdelinger, kan du slå på ett av disse alternativene, men ikke begge.
Hvis du slår på ett av disse alternativene, vil den matche opp med eksisterende avdelinger. Dersom den finner en match, vil den oppdatere den eksisterende avdelingen i stedet for å opprette en ny avdeling. Ikke-eksisterende avdelinger vil bli opprettet som normalt. - Importen tar normalt alt fra noen sekunder til 5 minutter, avhengig av hvor stor importfilen er. Klikk inn på Admin-Organisasjon-Avdelinger for å se resultatet. Resultatet fra eksempelfilen skal se slik ut:
